Resolución de 4 de julio de 2013, del Instituto Nacional de la Seguridad Social, por la que se autoriza la eliminación o su sustitución por soporte electrónico de determinadas series documentales custodiadas en los archivos de los órganos gestores del Instituto.
| Marginal | BOE-A-2013-8353 |
| Sección | III - Otras Disposiciones |
| Emisor | Ministerio de Empleo y Seguridad Social |
| Rango de Ley | Resolución |
La Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, regula las cuestiones relativas a la conservación del patrimonio documental como parte integrante del Patrimonio Histórico Español.
El Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, por el que se regula la conservación del patrimonio documental con valor histórico, el control de la eliminación de otros documentos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos, y la conservación de documentos administrativos en soporte distinto del original, establece, asimismo, el procedimiento a seguir para la destrucción de los documentos carentes de valor histórico y probatorio de derechos que exige, en todo caso, el dictamen favorable de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, dependiente del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte.
La Orden TAS/984/2007, de 11 de abril, crea la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Instituto Nacional de la Seguridad Social, adscrita a la Secretaría General del mismo y encargada de garantizar la protección del patrimonio documental de la entidad gestora, dado el considerable volumen de documentos administrativos que genera.
La Resolución de 27 de octubre de 2008, de la Dirección General del Instituto Nacional de la Seguridad Social, por la que establecen los criterios de valoración y tratamiento de la documentación de la entidad a efectos de su eliminación y, en su caso, conservación en soporte electrónico, regula la calificación de los distintos documentos y la clasificación de las series documentales que se generan por el Instituto, determinando los plazos de vigencia de los mismos en función de su valor histórico, patrimonial o probatorio de derechos u obligaciones, así como el soporte de conservación y el régimen de accesibilidad o frecuencia de consulta, a fin de que los órganos gestores de la entidad, tanto a nivel central como periférico, lleven a cabo, de forma periódica, el correspondiente proceso de valoración de la documentación producida en su ámbito de competencias, para que la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Instituto Nacional de la Seguridad Social pueda acordar la iniciación del procedimiento de eliminación y, en su caso, conservación de los documentos en soporte electrónico.
La Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, en sus reuniones de 21 de julio de 2009 y de 19 de abril de 2011, acordó emitir dictámenes favorables de eliminación total y sobre sustitución de soporte y consiguiente eliminación de soporte papel sobre diversas series documentales presentadas por nuestra entidad. En dichas reuniones se determinó que cuando se valore una fracción de serie, se autoriza a no volver a solicitar dictamen respecto a la misma serie, a menos que se produzcan modificaciones esenciales en la normativa reguladora o en el procedimiento. Esta modificación no exime del requisito de publicación en el «Boletín Oficial del Estado» de las sucesivas fracciones de serie, ni de la remisión a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos de las actas de eliminación correspondientes.
Por otra parte, la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos en su sesión de 16 de octubre de 2012 acordó emitir dictámenes favorables de eliminación total y sobre sustitución de soporte y consiguiente eliminación de soporte papel, sobre seis nuevas series documentales elevadas por la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Instituto Nacional de la Seguridad Social. Estas series documentales están incluidas en el anexo de esta resolución.
En consecuencia, y en virtud de la habilitación efectuada por la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Instituto Nacional de la Seguridad Social, en su reunión de 21 de junio de 2013, procedió a la valoración de nueva documentación de propuestas correspondientes a varios órganos gestores y períodos, referidas también a las mismas series documentales presentadas anteriormente e informadas de modo favorable por la Comisión Superior.
En el anexo de esta resolución se detallan las series documentales dictaminadas favorablemente, así como sus correspondientes períodos.
Por todo ello, y en uso de las competencias que tiene conferidas, esta Dirección General, resuelve:
Primero.
Autorizar la eliminación de todos los documentos que conforman las series documentales incluidas y detalladas en el anexo de esta resolución, que se encuentran depositadas en los archivos de los órganos gestores. Las series documentales que se podrán eliminar serán exclusivamente las referidas a los periodos señalados en el anexo. En el caso de que en las series documentales de referencia no haya transcurrido el plazo señalado en el anexo I de la Resolución de 27 de octubre de 2008, de la Dirección General del Instituto Nacional de la Seguridad Social, por la que se establecen los criterios de valoración y tratamiento de la documentación de la entidad a efectos de su eliminación y, en su caso, conservación en soporte electrónico, se autoriza solamente la destrucción de la documentación conservada en soporte papel, siempre y cuando dicha documentación se conserve íntegramente en soporte electrónico de acuerdo con los requisitos fijados en dicha resolución.
Segundo.
La autorización de eliminación de las series documentales reflejadas en el anexo de esta resolución será de aplicación a los órganos gestores del Instituto Nacional de la Seguridad Social señalados en el mismo.
Tercero.
Se conservará, al menos, un ejemplar por órgano gestor de cada serie documental cuya eliminación se autoriza como testigo permanente para posibles estudios de investigación o análisis evolutivos.
Cuarto.
Conforme a lo previsto en el artículo 57.2 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, y en el Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, la eficacia de la autorización de destrucción quedará demorada hasta transcurridos tres meses desde la publicación de esta Resolución en el «Boletín Oficial del Estado», y condicionada a que en ese plazo no haya constancia de la interposición de recurso de cualquier naturaleza contra la misma. En caso de que sea impugnada, no podrá procederse a la destrucción de documentos hasta que esta resolución adquiera firmeza.
Quinto.
Una vez producida la eficacia de la autorización que por esta resolución se acuerda el proceso de destrucción debe ser inmediato. Para ello, el órgano gestor responsable de la custodia de los documentos abrirá un expediente de eliminación de los documentos o series documentales, conforme a lo establecido en el Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, garantizando la confidencialidad de la información contenida en la documentación y de su proceso eliminatorio, utilizando el método más adecuado que haga imposible la reconstrucción de los documentos y la recuperación de cualquier información contenida en ellos. Los documentos que vayan a ser eliminados deberán estar protegidos hasta el momento de su destrucción física, guardándose en locales o contenedores que dispongan de mecanismos de cierre que garanticen su seguridad frente a posibles intromisiones externas.
Sexto.
De la destrucción de esta documentación debe levantarse obligatoriamente un acta por cada órgano gestor. La destrucción de la documentación podrá efectuarse por los propios medios de que disponga la entidad o, cuando el volumen de documentos así lo aconsejen, mediante la contratación de una empresa de servicios especializada en la destrucción de documentos, en cuyo caso se designará a una persona de la entidad donde se encuentre custodiada la documentación para que controle el transporte y supervise la eficacia del sistema de destrucción empleado. En todo caso, la empresa deberá certificar la destrucción de los documentos, dejando constancia de la fecha y forma de destrucción. De dicha acta y...
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