Orden DEF/994/2019, de 19 de septiembre, por la que se aprueba el Plan de Archivos de Defensa.
| Marginal | BOE-A-2019-14231 |
| Sección | III - Otras Disposiciones |
| Emisor | Ministerio de Defensa |
| Rango de Ley | Orden |
El artículo 65.1 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, establece que cada Departamento ministerial asegurará la coordinación del funcionamiento de todos los Archivos del Ministerio y de los Organismos a él vinculados para el mejor cumplimiento de lo preceptuado en la Ley del Patrimonio Histórico Español y en los Reglamentos que se dicten para su aplicación.
El artículo 4.1.a) del Reglamento de Archivos Militares, aprobado por el Real Decreto 2598/1998, de 4 de diciembre, establece que será competencia del Ministro de Defensa dirigir la política general de creación, mantenimiento y difusión de los archivos militares, así como arbitrar los medios humanos y presupuestarios necesarios para el funcionamiento del Sistema Archivístico de la Defensa.
El artículo 89 del citado Reglamento de Archivos Militares establece que el órgano que ejerza la Dirección del Sistema Archivístico de la Defensa será responsable de la elaboración de los planes extraordinarios de actuación sobre el patrimonio documental militar en los que proceda el concurso de distintos centros, pertenecientes a más de uno de los subsistemas archivísticos integrantes del Sistema Archivístico de la Defensa o bien en operaciones orgánicas de gran volumen, que puedan suponer algún riesgo para sus fondos documentales.
El artículo 9.2.l) del Real Decreto 1399/2018, de 23 de noviembre, por el que se desarrolla la estructura orgánica básica del Ministerio de Defensa asigna a la Secretaría General Técnica la función de planificar, dirigir, supervisar y coordinar técnicamente todas las bibliotecas, archivos y museos del Departamento e impulsar la difusión de su patrimonio cultural.
El Plan de Archivos de Defensa plasma de manera estructurada la política del Departamento en el ámbito de los archivos de su responsabilidad y está orientado a conseguir un sistema archivístico cohesionado, innovador y de referencia que asegure la gestión, protección y accesibilidad de los documentos en todo tipo de soporte, en beneficio de la eficacia administrativa, de los derechos de los ciudadanos y de la sociedad del conocimiento.
Para ello el Plan, siguiendo la metodología propuesta por la Norma UNE-ISO 30301:2011 Información y documentación: Sistemas de gestión para los documentos, se estructura en diez líneas estratégicas, define las actuaciones necesarias para su consecución (objetivos), fija proyectos específicos y los agrupa en forma de programas (normativo, tecnológico, de infraestructuras, organizativo y operativo) aplicables en el tiempo.
El Ministerio de Defensa pretende, con la aprobación y puesta en marcha de este Plan, la consecución de un mejor funcionamiento del Sistema Archivístico del Departamento apostando por una concepción integral de la gestión documental que tenga, en cuenta, además, en su horizonte, el actual contexto de transformación digital de la Administración. El Plan de Archivos de Defensa permitirá integrar la gestión archivística de los documentos físicos y los electrónicos, racionalizar las infraestructuras, procedimientos y recursos de gestión documental, mejorar la difusión y acceso a la información pública de los ciudadanos y lograr, en definitiva, una Administración Pública más eficiente y transparente.
En su virtud, dispongo:
Se aprueba el Plan de Archivos de Defensa cuyo texto se inserta a continuación.
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El Plan de Archivos de Defensa está estructurado en diez líneas estratégicas, con treinta y tres objetivos definidos, a alcanzar mediante el desarrollo de otros tantos proyectos.
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Las diez líneas estratégicas son las siguientes:
a) Línea estratégica 1: Adaptación de la regulación y del marco de responsabilidades del Sistema Archivístico de la Defensa.
b) Línea estratégica 2: Adecuación de las infraestructuras tecnológicas.
c) Línea estratégica 3: Dotación de las infraestructuras físicas adecuadas.
d) Línea estratégica 4: Garantizar una adecuada dotación de recursos humanos.
e) Línea estratégica 5: Reforzar la homogeneidad y normalización de los procesos y procedimientos archivísticos.
f) Línea estratégica 6: Garantizar el tratamiento documental y archivístico de los documentos físicos y electrónicos en todo el ciclo de vida.
g) Línea estratégica 7: Impulsar las acciones de descripción, eliminación, transferencia o sustitución de soportes.
h) Línea estratégica 8: Aumento de la visibilidad de los archivos.
i) Línea estratégica 9: Plan de preservación digital.
j) Línea estratégica 10: Coordinación de actuaciones entre el Sistema Archivístico de la Defensa y los Archivos Judiciales Militares y plan de actuación.
La ejecución del Plan de Archivos de Defensa dependerá de la disponibilidad presupuestaria y de recursos de cada ejercicio.
El Plan de Archivos de Defensa se ejecutará en un plazo de cinco años. Dicho plazo, y el cronograma para su aplicación, se ajustará a la disponibilidad presupuestaria y de recursos de cada ejercicio.
La presente Orden ministerial entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el «Boletín Oficial del Ministerio de Defensa».
Madrid, 19 de septiembre de 2019.‒La Ministra de Defensa, Margarita Robles Fernández.
PLAN DE ARCHIVOS DE DEFENSA. JUNIO DE 2019
ÍNDICE
Cuestiones generales.
Estructura del Plan de Archivos.
Líneas Estratégicas.
Objetivos y proyectos de actuación.
Relación de proyectos.
El análisis de la situación actual de los archivos del Ministerio de Defensa, los cambios que se están produciendo en el contexto de la trasformación digital del Ministerio y la evolución de las prácticas archivísticas con base en las tecnologías de la información y en la normalización y adecuación de procesos, son el fundamento para la elaboración del presente Plan de Archivos de Defensa, que sigue la estructura propuesta por la Norma UNE-ISO 30301:2011 «Información y documentación: Sistemas de gestión para los documentos»
El Plan de Archivos de Defensa plasma de manera estructurada la política del Departamento en el ámbito de los archivos de su responsabilidad y está orientado a conseguir un sistema archivístico cohesionado, innovador y de referencia que asegure la gestión, protección y accesibilidad de los documentos en todo tipo de soporte, en beneficio de la eficacia administrativa, de los derechos de los ciudadanos y de la sociedad del conocimiento y cumpliendo en todo momento las garantías previstas en la legislación de protección de datos de carácter personal. Ello significa evolucionar hacia un modelo que, en coherencia con el archivo electrónico único propugnado por el art. 17.1 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, disponga de un archivo único unificado que, durante un periodo transitorio, deberá estar apoyado por los actuales archivos intermedios, históricos y científicos del Departamento, siguiendo un calendario de actuaciones que permita la organización, valoración en su caso y transferencia de los documentos en ellos custodiados al futuro archivo unificado. El Plan también contempla la existencia de otros archivos (gestión y centrales) para la documentación activa y semiactiva en los que se aplique una gestión documental normalizada y, distribuidos físicamente de la manera más eficiente para dar soporte a las actividades del Ministerio de Defensa por el tiempo que dure la transición hacia la desaparición del papel.
Por lo tanto, el Ministerio de Defensa, poseedor en la actualidad de un sistema propio de archivos denominado Sistema Archivístico de la Defensa (SAD), pretende, con la aprobación y puesta en marcha de este Plan, la consecución de un mejor funcionamiento del Sistema en todos los aspectos, lo que debe desembocar en la obtención de una serie de beneficios relacionados con las siguientes cuestiones:
Visión y anticipación. Mediante la aprobación de este Plan, el SAD cuenta con el respaldo del Departamento para desarrollar sus cometidos en el ámbito de los archivos, con la necesaria unidad de actuación que le permita converger esfuerzos y superar la situación actual de carencias de recursos materiales y humanos y avanzar hacia el futuro de manera unificada, sistemática y planificada, superando de este modo cualquier rémora del pasado relativa a la excesiva compartimentación.
Cumplimiento de la legalidad. El Plan de Archivos de Defensa contiene los elementos para hacer posible la integración del mundo electrónico y el de los documentos físicos, posibilitando el cumplimiento legal en materia de administración electrónica y archivo único y adaptando la regulación propia del SAD a las necesidades de preservación del patrimonio documental en un escenario de futuro.
Eficiencia organizativa. Mediante la racionalización de las infraestructuras, procedimientos y recursos, el Plan de Archivos de Defensa contribuirá a una mejora de la eficiencia en la gestión documental y de archivo de todos los órganos integrantes del Departamento y, por ende, propósito común para lograr una Administración Pública más eficiente y transparente.
Ahorro de costes. La eliminación de la dispersión geográfica actual de los fondos custodiados entre los 26 archivos intermedios, históricos y científicos del SAD, significará dejar de multiplicar los costes de mantenimiento de instalaciones, recursos materiales, técnicos y humanos. Ello redundará, sin ninguna duda, en un importante ahorro económico.
Mejora del servicio al ciudadano. La vertebración de SAD en torno...
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