Instrucción de 1 de julio de 2015, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, sobre mecanismos de seguridad de los ficheros electrónicos que contengan libros de los empresarios presentados a legalización en los registros mercantiles y otras cuestiones relacionadas.

Marginal:BOE-A-2015-7626
Sección:I - Disposiciones Generales
Emisor:Ministerio de Justicia
Rango de Ley:Instrucción
 
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La reciente Instrucción de 12 de febrero de 2015, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, sobre legalización de libros de los empresarios en aplicación del artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización, ha unificado los criterios procedimentales a seguir en los Registros Mercantiles en relación a la presentación de libros de empresarios sujetos a legalización, en aplicación de las previsiones del citado artículo 18. De este modo, se facilita la consecución de los objetivos de economía y seguridad en todos los trámites legalmente precisos que la norma prevé.

Entre los criterios que la Instrucción recogió tiene especial relevancia el relativo a la seguridad de los archivos electrónicos remitidos a los Registros Mercantiles, habida cuenta de que a diferencia del régimen anterior a la reforma legal ya no es posible la legalización de libros en blanco ni en soporte papel.

Ni la Ley 14/2013, de 27 de septiembre ni la Instrucción de 12 de febrero de 2015 han pretendido alterar el régimen existente hasta su entrada en vigor sino facilitar y simplificar la obligación de presentación a legalización de los libros de los empresarios en un entorno de mayor seguridad jurídica. De aquí que no sea posible hoy, como no lo era anteriormente, la conservación en el Registro de un ejemplar o copia de los ficheros presentados a legalización ni la publicidad del contenido de unos libros que no se depositan en ningún caso en la oficina registral. Consecuentemente, el régimen competencial no se ha visto alterado por la entrada en vigor del nuevo sistema de presentación a legalización por lo que hoy, como antes, corresponde al empresario individual o al órgano de administración del empresario persona jurídica la responsabilidad de certificar su contenido a los efectos legalmente previstos, regulándose en esta Instrucción únicamente el caso en el que, adicionalmente, se solicite el contraste del Registro Mercantil en relación con la efectiva legalización de los libros.

El necesario equilibrio entre los requerimientos del nuevo sistema instaurado por la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, y el innegable derecho de los sujetos obligados a mantener la confidencialidad de determinados aspectos de la gestión empresarial hacen necesaria una regulación complementaria que, por un lado, prevea los mecanismos técnicos precisos y que por otro lado, unifique la práctica de forma que sean los propios interesados los que decidan el grado de seguridad y confidencialidad que escogen en el cumplimento de sus obligaciones legales.

De este modo, se lleva a cabo una aplicación concreta del conjunto de deberes a los que ya están obligados los registradores mercantiles en cuanto responsables de los ficheros y el personal a su cargo en tanto que usuarios, como son el deber de secreto y el deber de aplicar las medidas de seguridad acordes con el nivel de seguridad previsto en nuestro Ordenamiento.

Esta Instrucción clarifica, finalmente, algunos aspectos que la práctica ha puesto de manifiesto durante este primer ejercicio de aplicación del nuevo sistema y lo hace, como la Instrucción que complementa, procurando que el tránsito desde el anterior sistema al vigente sea lo más flexible y sencillo posible, tanto para los empresarios obligados como para los registradores mercantiles responsables de su gestión, sin perjuicio de que futuras reformas ahonden en los procedimientos telemáticos de legalización de libros de empresarios realizados en formato electrónico.

Por todo ello, en ejercicio de las competencias atribuidas a este Centro Directivo por los artículos 260 y siguientes de la Ley Hipotecaria, en materia de organización y funcionamiento de los Registros de la Propiedad, Mercantiles y de Bienes Muebles, así como por el artículo 9 del Real Decreto 453/2012, de 5 de marzo, por el que se desarrolla la estructura...

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