Orden JUS/1468/2007, de 17 de mayo, sobre impulso a la informatización de los registros civiles y digitalización de sus archivos.

Fecha de Entrada en Vigor30 de Mayo de 2007
MarginalBOE-A-2007-10702
SecciónI - Disposiciones Generales
EmisorMinisterio de Justicia
Rango de LeyOrden

I

El Registro Civil es un instrumento fundamental en la vida de los ciudadanos que requieren sus servicios para la realización de numerosos trámites y procedimientos.

La incorporación de las Tecnologías de la Información y la Comunicación al Registro Civil es sin duda indispensable para conseguir un Registro capaz de satisfacer las necesidades de los ciudadanos de la sociedad actual, que requieren la exigencia de Registros públicos accesibles que permitan obtener la información contenida en los asientos registrales de forma fácil y rápida.

El proyecto de informatización de los Registros Civiles se puso en marcha a partir de 1999 fecha en la que se aprobó la Orden del Ministerio de Justicia de 19 de julio sobre Informatización de los Registros Civiles dictada al amparo de la disposición final tercera de la Ley del Registro Civil de 1957.

II

Entre los antecedentes normativos del proceso de informatización, se debe destacar el artículo 105 del Reglamento del Registro Civil, redactado por el Real Decreto 1917/1986, de 29 de agosto, habilitó al Ministerio de Justicia para decidir, sin perjuicio de la conservación de los libros, la informatización de los Registros y la expedición de certificaciones por ordenador.

Posteriormente, la Ley Orgánica 7/1992, de 20 de noviembre, teniendo en cuenta el volumen de certificaciones y actuaciones registrales existentes, y partiendo de la idea de que la aplicación a la gestión del Registro Civil de las nuevas técnicas de tratamiento automatizado de datos hacía necesario crear en la Ley del Registro Civil, de 8 de julio de 1957, la base jurídica para superar la forma de documentación tradicional, estableció la previsión legal para proceder a la informatización efectiva del Registro Civil como medio de coadyuvar a hacer realidad su modernización en beneficio de los administrados.

Para ello introdujo tres previsiones normativas. La primera consistió en añadir un párrafo cuarto al artículo 6 de la Ley del Registro Civil de 8 de junio de 1957 con la siguiente redacción: «Las inscripciones registrales podrán ser objeto de tratamiento automatizado». La segunda incorporó una disposición adicional a la Ley del Registro Civil de 8 de junio de 1957 con la siguiente redacción: «A los efectos establecidos en el artículo 6 de la presente Ley, las referencias que en la misma se realizan a los libros y asientos registrales, podrán entenderse referidas a los ficheros automatizados de datos registrales y al tratamiento de éstos». Finalmente, la tercera introdujo una disposición final tercera a la Ley del Registro Civil de 8 de junio de 1957 con el siguiente tenor: «Reglamentariamente se establecerán los requisitos, la forma de practicar los asientos y expedir certificaciones y las demás condiciones que afecten al establecimiento y gestión de los ficheros automatizados de datos registrales».

En desarrollo de esta última previsión la Orden del Ministerio de Justicia de 19 de julio de 1999, sobre informatización de los Registros Civiles, fijó el marco jurídico general a que debería ajustarse la organización y funcionamiento de los Registros civiles informatizados, estableciendo las finalidades y objetivos de la informatización, su contenido, sus repercusiones en la citada organización, el modo de llevanza de sus libros, la creación de una base central de datos y la recuperación de los archivos anteriores a la informatización de los Registros civiles.

La ejecución de las previsiones de dicha Orden dio lugar a la elaboración de una aplicación informática especialmente diseñada al efecto, denominada INFOREG, la cual se encuentra en estos momentos implantada y en plena explotación en la mayor parte de los Registros civiles principales, a cargo de Jueces y Magistrados, de España, cuyas funcionalidades principales van dirigidas a permitir la utilización de tratamientos de textos en la redacción de los asientos registrales, el almacenamiento electrónico de los datos, permitir la conexión de los datos sobre una misma persona inscritos en Secciones diferentes de diversos Registros civiles y facilitar la transmisión masiva de datos de utilidad pública a los organismos públicos que tengan interés en ellos, con pleno respeto a los límites legales sobre publicidad restringida, protección de datos personales y al derecho a la intimidad personal y familiar.

III

Pero, además de los objetivos anteriores, el artículo 9 n.º 1 de la Orden de 19 de julio de 1999 fijaba una finalidad adicional consistente en la recuperación informática de los archivos anteriores a la informatización de los Registros civiles. En particular dicha disposición preveía que la recuperación informática de los asientos relativos a inscripciones anteriores a la implantación de la aplicación informática se realizaría progresivamente en función de las posibilidades presupuestarias y abarcaría todas las inscripciones de nacimiento, matrimonio y defunción practicadas en los Registros civiles desde 1950.

Sin embargo, esta funcionalidad no estaba incorporada a la aplicación INFOREG antes mencionada. Para cubrir esta laguna el Ministerio de Justicia ha suscrito junto con la Entidad Pública Empresarial Red.es un Convenio marco de Colaboración para la puesta en marcha del programa «Registro Civil en Línea», firmado el 17 de mayo de 2006, que contempla, entre otras actuaciones, un proyecto de digitalización y grabación de los libros manuscritos de los Registros Civiles principales, a cargo de Jueces y Magistrados, y de los Registros Civiles delegados, a cargo de los Jueces de Paz.

La recuperación informática de los asientos relativos a inscripciones anteriores a la implantación de la aplicación informática Inforeg, que constan en los tradicionales libros manuscritos, se ha de realizar progresivamente en el calendario contemplado en el Convenio marco antes citado y debe abarcar todas las inscripciones de nacimiento, matrimonio, defunciones y tutelas y demás representaciones legales practicadas en los Registros Civiles municipales, tanto principales como delegados, desde 1950. Esta recuperación informática consiste en la digitalización de las páginas de los libros registrales, consistente en su escaneo e indexación, y en la grabación informática básica de los datos de los asientos registrales que permitan la búsqueda y consulta de la página y tomo digitalizado en que se encuentren.

A fin de permitir la ejecución práctica de la recuperación informática de los archivos integrados por los tradicionales libros manuscritos de los Registros Civiles anteriores a su informatización, se hace preciso aprobar las modificaciones de la aplicación informática actualmente utilizada en los Registros Civiles de España, dotar de cobertura normativa y definir los procedimientos y características esenciales del proceso de digitalización de los libros registrales manuscritos, así como adaptar las reglas por las que se rige la organización y llevanza de los libros que forman el archivo de los Registros Civiles informatizados a las necesidades impuestas por el proceso de informatización, y a las exigencias que se derivan de instrumentos internacionales como el Convenio n.º 31 de la Comisión Internacional del Estado Civil relativo a la Comunicación Internacional por vía electrónica, hecho en Atenas el 17 de septiembre de 2001.

A este objetivo prioritario se encamina la presente Orden ministerial que responde a la necesidad de dotar de un nuevo impulso a la informatización de los Registros Civiles en coherencia con los nuevos hitos que han hecho de las Nuevas Tecnologías de la Información y de la Comunicación una prioridad para el Gobierno, en el contexto de la Unión Europea, como el Plan Avanza aprobado por el Consejo de Ministros de 4 de noviembre de 2005, que, a su vez se enmarca en los ejes estratégicos del Programa Nacional de Reformas diseñado por el Gobierno para cumplir con la Estrategia de Lisboa, y que pretende entre otros objetivos impulsar la puesta a disposición de nuevos servicios públicos en línea más accesibles y eficientes.

En su virtud, previo informe de la Agencia Española de Protección de Datos y de la Comisión Ministerial de Administración Electrónica del Ministerio de Justicia, dispongo:

Artículo 1 Objeto.

Esta Orden tiene por objeto impulsar la informatización de los Registros Civiles y para ello:

  1. Se aprueba la versión de la aplicación informática Inforeg (4.0) de los Registros Civiles.

  2. Se crea el Libro Complementario de Inscripciones Marginales que existirá respecto de las Secciones primera o «De nacimientos y general», segunda o «De matrimonios», tercera o «De defunciones» y cuarta o «De tutelas y representaciones legales».

  3. Se regula el proceso de recuperación digital de los archivos manuscritos anteriores a la informatización de los Registros así como la gestión de las incidencias...

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