Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
| Fecha de Entrada en Vigor | 15 de Abril de 2007 |
| Marginal | BOE-A-2007-7866 |
| Sección | I - Disposiciones Generales |
| Emisor | Ministerio de Economia y Hacienda |
| Rango de Ley | Orden |
Las obligaciones relacionadas con la expedición y la conservación de facturas han sido desarrolladas, conforme a las habilitaciones legales previstas al efecto, por el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
Los artículos 17 y 18 del citado Reglamento regulan la forma de remisión de las facturas o documentos sustitutivos y, en particular, la remisión por medios electrónicos de dichos documentos, estableciendo los procedimientos mediante los que puede efectuarse dicha remisión que, en todo caso, deben garantizar la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido. Por su parte, los artículos 19 y siguientes de dicha norma regulan la conservación de facturas o documentos sustitutivos y, especialmente, el artículo 21 regula la conservación de dichos documentos mediante medios electrónicos. Los artículos 18.3. y 21.3 establecen que el Ministro de Hacienda dictará las disposiciones necesarias para el desarrollo y aplicación de lo establecido en esos artículos.
Aunque no los defina, cuando la norma menciona a las facturas o documentos sustitutivos, se refiere a aquellos documentos originales que contienen los datos establecidos en el propio Reglamento. Se trata, por tanto, de los documentos que han sido creados por quienes están obligados a su expedición, tanto en los supuestos en que la expedición haya sido efectuada por ellos mismos como cuando hayan sido expedidos por los destinatarios o por terceros actuando en nombre y por cuenta de los citados obligados a su expedición.
Por tanto, sólo los originales de las facturas y documentos sustitutivos, así como las copias y duplicados de aquellos, tendrán el valor como justificantes que la normativa tributaria respectivamente les otorga, no teniendo dicha consideración los obtenidos por los destinatarios sin la intervención y aceptación del obligado a su expedición, con las excepciones contempladas en esta norma, por no quedar garantizada la autenticidad del origen y la integridad del contenido de los mismos.
La generalización del uso de las telecomunicaciones y del correo electrónico para la remisión de todo tipo de mensajes, incluidos entre ellos el envío de las facturas o documentos sustitutivos, hace necesario aclarar la validez legal de los remitidos en formato electrónico al destinatario, debiendo aceptarse esta práctica como válida en la medida que, como ya se ha indicado, incorpore medios que garanticen la autenticidad de su origen y la integridad de los documentos así remitidos.
Si bien hasta época bien reciente la firma electrónica reconocida por la Administración tributaria era únicamente la gestionada por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, actualmente se han incorporado al catálogo de certificados electrónicos admitidos aquellos otros homologados por la propia Agencia Estatal de Administración Tributaria recogidos en su página web, siendo todos ellos admisibles para la firma electrónica de facturas. No obstante, la presente Orden aclara que cualquier otra firma electrónica avanzada, basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de firma de las reguladas en el artículo 3.3 de la Ley 59/2003, de firma electrónica, es plenamente válida.
Igualmente, la Orden aclara los requisitos exigibles a las facturas electrónicas recibidas desde el extranjero que utilizan una firma electrónica como medio para garantizar la autenticidad de origen e integridad de contenido.
En otro orden de cosas, el Real Decreto 1496/2003, de 28 de diciembre, atribuye a la Agencia Estatal de Administración Tributaria la competencia para autorizar ciertas prácticas sin asignarla a ningún Departamento en concreto. Así sucede con las autorizaciones contempladas en los artículos 5.4, 18.1.c) y 19.4 del citado Reglamento. En esta Orden se define cual es el órgano competente así como los requisitos exigibles y el procedimiento a seguir en dichos supuestos.
El artículo 19.1 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación establece la obligación, según sea el caso, de conservar los originales o las copias de los documentos que se enumeran en dicho precepto.
Con carácter general, las facturas y documentos sustitutivos deben conservarse en el soporte en que originalmente fueron expedidos y recibidos, pues de esta forma se asegura la posibilidad de que pueda verificarse en todo momento que se trata de originales.
Como excepción, en esta Orden se prevé la posibilidad de que en el caso de que el documento se reciba en soporte electrónico y venga firmado mediante un sistema de firma electrónica reconocida o cualquier sistema de firma homologado por la Agencia Estatal de Administración Tributaria en los términos descritos en el citado Reglamento y en esta Orden, el destinatario que disponga de la correspondiente opción en su dispositivo de verificación de firma pueda imprimir el documento de forma legible junto a sendas marcas gráficas de autenticación, producidas según la especificación PDF 417, tal como se dispone en la Resolución 2/2003, de 14 de febrero de 2003, de la Dirección General de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, sobre determinados aspectos relacionados con la facturación telemática. La factura o documento sustitutivo así conservado es una opción válida, pensada para posibilitar la conciliación de los intereses de aquellos empresarios y profesionales que desean expedir facturas electrónicas firmadas y los de aquellos destinatarios que, por su reducida dimensión o desarrollo tecnológico, desean que la conservación de tales documentos se realice en papel.
En el sentido opuesto, asistimos a una demanda creciente que solicita que se reconozca la validez de la digitalización de documentos recibidos en soporte papel y permita la sustitución de los documentos originales en papel por los correspondientes ficheros que contengan las imágenes gráficas de las mismas y, consecuentemente, pueda autorizarse la destrucción de ingentes cantidades de papel que constituyen los documentos originales, con los consiguientes ahorros en la gestión, manejo documental y de archivo, favoreciendo de esta manera la reducción de costes fiscales indirectos.
Esta digitalización, sin embargo, debe efectuarse sin menoscabo de la seguridad y garantías documentales que, como justificantes, aportan los documentos originales en papel a las que se pretende sustituir, en cuyo soporte, generalmente, son expedidas y recibidas por los empresarios o profesionales. En esta Orden se regula un sistema de digitalización certificado que permite equilibrar el interés público que representa la Hacienda Pública y los intereses de aquellos empresarios y profesionales que desean disponer de un archivo o base de datos documental de naturaleza informática que compile todas las imágenes gráficas de las facturas y otros documentos o justificantes en papel, que deben ser conservados durante el plazo que resulta de lo dispuesto por la Ley General Tributaria.
A estos efectos, la Orden define como digitalización certificada la obtención de una imagen digital fiel e íntegra del documento original en papel que se pretenda sustituir, cumpliendo con las especificaciones técnicas que se publiquen por Resolución de la Agencia Estatal de Administración Tributaria. Este proceso de digitalización se prevé que pueda ser realizado por los propios obligados tributarios o por un tercero prestador de servicios de digitalización mediante el empleo en ambos casos de un software de digitalización certificado, cuya homologación deberá ser solicitada por las entidades desarrolladoras del software a la Agencia Tributaria.
Asimismo, se especifican los requisitos para obtener la autorización de dicho software de digitalización certificado por parte de la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
En su virtud, dispongo:
Por la presente Orden se desarrollan determinados aspectos relacionados con la remisión y conservación de facturas y documentos sustitutivos en el marco del Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
Todas las referencias que se realizan en el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación al concepto de factura o documento sustitutivo deben entenderse realizadas al documento original en el soporte físico o electrónico que ha sido creado por el expedidor obligado a su realización y que ha sido remitido o puesto a disposición del destinatario, con independencia de que el expedidor material sea el propio sujeto pasivo, su cliente o un tercero que actúe en nombre y por cuenta del sujeto pasivo y siempre que cuente con los contenidos exigibles conforme a los artículos 6 y 7 del citado Reglamento.
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De acuerdo con el artículo 17 del Reglamento por el que se regulan las...
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